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广州中医药大学公文邮件系统使用须知：

广州中医药大学公文邮件系统使用须知，医学教育网整理如下：

为规范校内公文办理流程，进一步提高校内公文办理时效，特制定本程序。

一、公文草拟

1、以学校行政名义制发公文，应由相关职能部门以学校行政名义拟出文稿。

2、以学校行政名义草拟公文，第一页统一用《广州中医药大学公文首页》稿纸（A4型，可到校办文印室领取），第二页正文原则上要求电脑输入，A4纸黑色打印。

3、各部门草拟的以学校行政名义发出的公文文稿，部门领导应在公文首页相应栏中签署姓名和日期；如对文稿有修改意见，应直接在文稿上修改。

二、签收登记

1、学校各二级单位、部门送给学校领导审批的行政公文，由校办秘书科签收登记。

2、学校外部来文，不分党政，均由我校党委办公室保密室签收、登记、办理与管理。

3、以学校行政名义制发的公文，由校办秘书科编号办理、印发。以各单位、部门名义制发的公文，由各单位、部门自行编号、办理、印发。

4、各单位、部门直接递送校领导，未经校办秘书科签收的校内来文，由各单位、部门自行跟踪办理。

三、公文审核

1、以学校行政名义拟制的公文文稿必须先送校长办公室秘书科，不能直接呈送学校党政领导签发。

2、校办秘书科文秘人员负责初核校内行政来文，对不符合有关规定要求的行政公文，退回送文单位。

3、校办秘书科审核基本符合有关规定要求的上报公文，经修改订正后，由校办秘书科送校办主任签署拟办意见后，转呈有关部门会签后再呈送相关校领导批示。

四、公文呈送

公文原则上按学校领导的排序和分工呈送：公文内容系分管领导就能决定的只需呈送分管领导审批；如分管领导无法决定，则在分管领导提出具体意见后呈校长或书记审批；校领导传阅一般按学校领导排序后先依次呈送。

五、公文催办

1、凡经校办秘书科签收的行政公文，由校办秘书科负责催办；

2、拟文单位可在递文后3天内致电校办秘书科查询本部门公文办理情况，逾期不过问者，有关责任自负。

3、收文催办要根据公文紧急和重要程度采取不同的催办措施和催办方式，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。催办方式一般有书面催办、口头催办、电讯催办等。

4、公文流转过程中如出现因领导出差、公文事宜需开会讨论等不能如期办理等情况，由校办秘书科电话告知拟文单位并说明原因。

六、办文时限

1、可以直接送领导审批的请示性文件，应在1个工作日内呈批。

2、需要修改后送领导审批的公文，一般应在3个工作日内改好呈批（如需补征求有关部门意见的，则从收齐意见之日起计）。

3、主办单位经与有关部门协商未能取得一致意见而报来的文件，经办人一般应在收文后2个工作日内进行综合分析，由校办主任提出拟办意见呈批。

4、急件应即到即办，在规定时间内办完；领导交办的公文处理事项作为急件办理。难于按时办完的应及时向有关领导报告。

5、会议纪要应在会议结束后2个工作日内拟好纪要文稿呈批，并在会议结束4天内印发。

6、凡以学校名义颁发的法规性文稿，主管部门拟稿后应主动征求各方面意见，修改订正后提交有关会议审议通过后，交校办秘书科，并在2个工作日内呈批。

七、公文复核

1、公文在领导签发之后、缮印之前，文秘部门或者负责文秘工作的人员应当进行复核。以学校行政名义拟制的公文，由校办秘书科复核；以各单位、部门名义制发的公文，由各单位、部门专职人员复核。

2、经复核，如果发现问题，确实需要对文稿进行实质性修改的，应向签发人提出请求，征得同意后方可进行；文稿经过修改后，必须按程序复审、复签。

八、公文缮印

1、以学校党委或者行政名义制发的公文，统一由学校校长办公室文印室缮印；以各单位、部门名义下发的公文，一般由各单位、部门自行缮印，确有困难的可将文稿送交校长办公室秘书科安排在校长办公室文印室缮印。

2、印制公文都必须履行登记签收手续；印制保密公文应指定专人负责，印毕应将蜡纸、垫纸、试机纸等及时销毁。

3、为避免错漏，公文校对工作一律由拟稿人负责。

九、公文用印

印章是公文生效标识，所有公文都必须加盖印章方能生效。公文缮印完毕，一般由拟稿人带往印章管理人员处加盖印章。印章管理人员要对用印公文进行核对、登记，并亲自用印。

十、登记分发

1、以行政名义制发的公文用印后，拟稿人应将两份用印后的公文连同领导签发的公文草拟稿及有关资料交到校长办公室秘书科存档，其余的按拟定的“主送”、“抄送”范围进行分发。

2、以各单位、部门名义上报的公文办理完毕后由校办秘书科退回各单位、部门自存，校办秘书科不负责保管；各单位、部门文秘人员应定期整理本部门文件，以确保年底部门文件完整移交校办综合档案统计科存档。